Was ändert sich beim Datenschutz zum 25.05.2018?
Durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-VGO) werden die wesentlichen datenschutzrelevanten Bestimmungen vom Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in die DS-GVO verlagert. Das BDSG wird zukünftig zumindest für Vereine nicht mehr die Bedeutung haben, die es bis zum 24.05.2018 hat. Der Verein als die für Beachtung des Datenschutzes verantwortliche Stelle wird sich in erster Linie an der DS-GVO zu orientieren haben.
Mit der neuen DS-GVO werden neue Transparenzanforderungen eingeführt:
Eine Stärkung der Rechte auf Information, Zugang und Löschung („Recht auf Vergessenwerden“). Für die verantwortlichen Vereine bedeutet die DS-GVO erweiterte Dokumentations- und Nachweispflichten, um der Rechenschaftspflicht des Art. 5 Abs. 2 DS-GVO zu genügen.
Eine Herausforderung wird somit die Erfüllung der Informationspflichten darstellen, die der Verein bei der Erhebung der Daten gegenüber den betroffenen Personen zu beachten hat. Hier kommt ein wesentlich höherer Verwaltungsaufwand auf die Vereine zu.
Was bedeutet dies für uns?
Aufgrund dieser Änderung werden gerade alle wesentlichen Vorlagen, darunter z.B. die Anmeldunterlagen zu Cons oder Workshops einschließlich der AGBs komplett überarbeitet. Weiterhin müssen Anpassungen der Vereinsordnungen und ggf. auch der Satzung erfolgen sowie neue Ordnungen und Unterlagen erstellt und teils auch noch beschlossen werden. Darunter fallen unter anderem eine Datenschutzordnung, ein Infoblatt „Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DSGVO“, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten etc. pp..
Insgesamt wird es ein immens größeres Aufkommen von „Papier“ geben, so wird die Con-Anmeldung nun vier Seiten lang werden. Die Con-Anmeldung wird dabei zum Beispiel eine freiwillige „Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen“ mit einem gesonderten Unterschriftsfeld und einschließlich einer Rechtsbelehrung enthalten. Ab dem 25.05.2018 wird eine Veröffentlichung von Fotos einer Veranstaltung in einer Galerie auf der Homepage oder in Sozialen Medien ohne diese Einwilligung nicht mehr möglich sein. Bzw. der Verein ist dazu gezwungen, seine Berechtigung ggf. dokumentieren und belegen zu können.